公務員

【たったこれだけで90点!】公務員が学ぶべきパソコンスキルと勉強方法を解説するよ!

現役公務員
現役公務員
公務員として働く上で役立つパソコンスキルを学びたいけど、何を学べばいいのかな…?

こんな人に向けて、この記事では、

  • 公務員の業務に役立つ具体的なパソコンスキル
  • パソコン関係の資格の必要性
  • なるべくお金をかけずにスキルを身に着ける方法

こんなことを解説していくよ!

公務員の仕事は、

  • 文書の作成
  • 関係者とのやりとり
  • 情報の管理

こんなかんじで、パソコンと切っても切れない関係にある。

だからこそ、パソコンのスキルは公務員として働く間、長年にわたって役立つスキルになるはず!

ソウ

あなたが20代なら40年近く役立つスキルだよ!

今回の記事で紹介するスキルは、重要なものばかりなので、自分に足りないスキルはないか、確認しながら読んでみてね。

公務員が身につけるべきパソコンスキル

公務員が学ぶべきパソコンスキルを具体的にあげると、

  1. ショートカットキー
  2. office系アプリ(特にエクセル)の操作法
  3. 「VBA」という言語のプログラミングスキル

この3つ。

ソウ

それぞれ具体的に解説するよ!

PCスキル①:ショートカット

先ほど紹介した3つの項目の中でも、一番最初に学ぶべきは「ショートカットキー」

なぜなら、

もっとも簡単&最速で結果が出るから

具体例を出して考えてみるよ。

例えば、パソコンの操作で頻繁に使う「コピー&ペースト」。

これをマウスで行う場合と、ショートカットキーで行う場合の作業時間を比較すると、

  • マウス:3~6秒
  • ショートカット:0秒

こんなふうに数秒の差が生まれる。

ソウ

ショートカットを使えば、文字通り「一瞬」だからね

この差をたかが数秒とあなどるなかれ。

  • コピー&ペースト
  • データ保存
  • 画面の切り替え

こういった、1日に何度も行う作業は、だいたいショートカットが設定されてる。

仮にこれらのショートカットを20個覚えて、それぞれを1日6回行うと仮定すれば、

3~6秒×20個×6回×20日(1ヶ月)=120~240分


なんと1ヶ月で2~4時間も業務時間を減らすことが出来るんだ!

ソウ

業務量は変わってないのに、残業が減るってすごくない?

実際はこんな計算どおりいかないけど、確実に、覚えた分だけ仕事は早くなる

だからこそパソコンを日頃から使う公務員にとってショートカットキーは必須のスキルと言えるよ。

ソウ

ショートカットキーを20個も覚えたらマジで仕事のスピードが激変するよ

ショートカットキーの勉強方法

ショートカットを学ぶ具体的な勉強法は次のとおり。

ショートカットの覚え方
  1. 厚めの本を一冊読む
  2. 職場で実践する

とりあえず、ショートカットキーはすごく数が多い!

ソウ

その数、なんと100種類以上!

しかも、ショートカットには、

  • 1日に10回以上は使うショートカット
  • 1ヶ月に1回も使わないショートカット

これらが混在してる。

ただ残念なことに、どれが「使用頻度が高いショートカットキー」なのか、初学者には見分けがつかない。

そんな中で、

よく分からないから、端から順番に覚えていけばいいや!
って考えるのもかなりコスパが悪い。

例えば、「キーボードの端から順番に覚えていこう」って考えた場合、最初にキーボード左上にある「F1」を覚えることになる。

ちなみに「F1」に設定されてるショートカットは「ヘルプを呼び出す」という機能。

ソウ

僕は人生で一度も使ったことがない。笑

こんなムダを避けるためにも、本を使って、ショートカットに優先順位を付けることが大事なんだ!

ちなみに、僕のオススメは「ショートカットキー時短ワザ大全」という一冊。

この本では、時間効率をグンと上げてくれるショートカットを厳選してるので、どれを覚えたらいいのか迷う心配がない。

それに本書には、嬉しい二つの特典が付いてくる

本書の特典
  1. パソコンの壁紙に設定できる「デスクトップ壁紙」
  2. 職場の机に置いて参照できる「切り取りシート」

これらの特典は実際職場でショートカットを使うときにかなり役立つ!

ショートカットを覚えてる時期って、結構な頻度で、「●●のショートカットってなんだっけ?」って状態になる。

そのたびに仕事をストップして、本を開いて覚えるのは、かなりめんどくさい。

ソウ

ショートカットを覚えることを放棄する原因にもなるレベル

その一方で、本書の特典があれば一瞬で確認できるので、ストレスなくショートカットを覚えられるんだ!

↑この本の特典の一部ね。

さらに、Amazonの売れ筋ランキングでは、

  • Windows入門書
  • パソコン
  • パソコン入門書
  • Windowsオペレーションシステム

これらのカテゴリで一位を獲得した実績もあり、かなり多くの人に評価されている。

とりあえず本書を買えば間違いないので、「どの本を買えばいいんだろう…」って人は選んでほしい。

ソウ

人気の一冊で売り切れの場合があるから、ネット注文がオススメ

ショートカットキーは2週間もあれば8割程度は習得できる。

一度覚えたら一生モノのスキルになる、かなりコスパのいい自己啓発なので、ぜひ学んでみてね。

PCスキル②:エクセルなどのoffice系アプリ

  • ワード
  • エクセル
  • パワポ
  • アウトルック

どんな部署であれ、公務員はOffice系のアプリよく使う。

その中でも特に注目したいのが、エクセル。

公務員はエクセルを本当によく使う。

ソウ

使わない部署はないんじゃないかってレベルでよく使う

まぁ、公務員の業務内容を考えても、

  • 金額計算
  • データ集計・解析

こういった業務は多いので、エクセルの使用頻度の高さも当然かと。

ただ、その使用頻度の割に、エクセルが苦手な公務員多いのも事実。

例えば、エクセルで便利な機能である、

  • ピポットテーブル
  • グラフ
  • 様々な関数
  • 入力内容のエラーチェック
  • プルダウン

これらの使い方を知らない人は多い。

ソウ

特にピポットテーブルはデータ解析で本当に便利!

こういった機能を使いこなせると作業効率はかなりアップする。

なので、大量の業務をミスなく効率よく仕事をこなす公務員としては、ぜひ使いこなせるようになりたいところ。

エクセルなどのoffice系アプリの勉強方法

具体的な勉強方法としては、

Office系アプリの勉強法
  1. 分厚い本を一冊読む
  2. 職場で実践する
  3. ある程度の知識が付いた後は、仕事で必要に応じてググる

こんなかんじ!

どんな機能があるか把握するためにも、最初に概要書を読むのがポイント!

ちなみにエクセルならば、オススメの本はこれ。

この本には、

  • 計算ミスを減らすコツ
  • 作業効率を上げる方法
  • 便利なエクセルの機能

などなど、エクセルを学ぶ上で必要な情報の大半は網羅されてる。

↑これが本書の一部ね。

また本書の評価としても、

  • 3年連続で「最も売れてるExcelの教科書」と評価されている
  • 累計の売上が45万部以上のベストセラー
  • 本屋の店員も「丸の内のビジネスマン全員に買ってもらったと思えるレベル」と太鼓判

こんなかんじで、かなりの高評価。

これ一冊で、公務員に必要なエクセルの知識は、8割くらい取得できるので、本選びに迷ったらこの本を買えば問題ない。

ソウ

値段も「ラーメンにトッピングを乗せました」くらいの金額なので、負担にならない

ちなみに、本を読む段階で具体的な操作方法を理解する必要はない。

「仕事で活かせる機能はないかな?」と考えつつ、どんどん読み進めよう。

そして、本で概要を理解した後は、ひたすら「実践&ググる」の繰り返し!

これを2週間も実践すれば、

  • どんな機能があるか大体は分かる
  • イメージするデータ分析が容易にできる
  • 仮に分からなくても、ググり方が分かる

これくらいには成長できるはずだよ!

PCスキル③:VBA

VBAを一言で言えば「エクセル上で動プログラミング言語」。

ソウ

VBAでコードを書くことを「マクロを組む」って言うよ

「プログラミング」とか「マクロ」とか「VBA」っていうと、

「VBAってよく分かんないから、また今度でいいや…」

って思うかもしれない。

その気持ちはよく分かる!

ただ、実際に1ヶ月もVBAを学べば分かるけど、

「VBAとかめっちゃ簡単じゃん…笑」

って感じるはず。

ソウ

よく知らない分野って難しそうに感じるけど、実際はそこまで難しくないのはよくあるかと

そもそも、「プログラミングを組む」って言い換えれば、

「自分の仕事を後輩に任せるために手順書を書く」

ただ、これだけの事でしかない。

普段、あなたがエクセルで行ってる、

  • 「●●」ってシートから「××」ってシートに100回コピペする
  • 「△△」ってシートを整形して印刷する
  • 「□□」ってデータから帳票を作成する

こんな作業を、後輩に任せるためにマニュアルを作るのが「マクロを組む」ってこと。

ただ、その後輩には日本語が通じないので、VBAって言葉で教えてあげるのが「プログラミング」に過ぎない。

「特有の言語を覚える」とかいうと難しそうに感じるけど、それもイメージだけで、実際はそこまで難しくない。

例えば、「A1のセルに『おはよう』という文字を入力して」って命令する場合、次のようなコードを書く。

「Range(“A1”).value = “おはよう”」

直感的に分かるかと思うけど、各単語の意味は次のとおり。

  • Range → 「セル」という意味
  • . → 「の」という助詞
  • value → 「値」という意味

こんなかんじで、正直、公務員レベルの学力があれば問題ない。

ソウ

そもそも小学生ですらプログラミングができるわけだしね

さらに言えば、VBAは他のプログラミング言語と似通ってる。

だからVBAを学べば、いつかエンジニア転職をしたいと思ったときもスムーズに転職活動に移ることができるんだ。

でも、エクセルをマスターすれば、わざわざVBAを学ばないでいいのでは…?

その考えは実は少し間違ってる。

というのも、

  • エクセル
  • ショートカットキー

これらは、仕事の効率化にものすごい効果がある。

でも、これらのスキルは仕事にかかる時間を減らすことはできても、「仕事そのものを無くすこと」はできない。

その点、VBAは一度コードを書けば、仕事そのものを消せるんだ。

ソウ

ただ、エクセルやショートカットキーの習得が重要なのは変わらないので、その点はお間違えなく

VBAはエクセルが開ける環境であれば、

  • 勉強を始めること
  • 書いたコードを動かすこと

いずれもすぐに始めることができる。

↓このボタンをクリックしたら始められる。

途中で挫折をしても、学んだ知識はエクセルのスキルアップに確実に役立つので、ぜひ学んでみてね。

VBAの勉強方法

ところでVBAってどうやって勉強するの?

オススメの勉強法は、動画を使って学習すること。

これまでのExcelやショートカット以上に、VBAは内容を深く理解する必要がある。

その点、動画を使った学習であれば、

  • 目で見て
  • 耳で聴いて
  • 手を使ってコードを書く

ってかんじで、様々な器官を使うから、単に参考書を読むよりも理解度が格段に上がるんだ。

ソウ

今の時代、プログラミングを学習する上では、かなり王道な方法だよ

オススメは「Udemy」

そして、動画学習でオススメは「Udemy」ってプラットフォーム。

Udemyって何…?初めて聞くんだけど…。

Udemyは、スキル向上を目的とした動画講義が配信されてるプラットフォームだよ。

↓こんなジャンルがあるんだ。

ソウ

Twitterではときどき話題に挙がるから知ってる人も多いかと

[pz-linkcard-auto-replace url="https://twitter.com/delightsanda/status/1384510187298430980"]

ちなみにUdemyは日本の大手企業「ベネッセ」がパートナーになってるんだ。

Udemyは、米国法人Udemy,Inc.が運営するオンライン教育プラットフォームです。

ベネッセは、Udemy社の日本における事業パートナーであり、本サイトにおいてUdemy講座の受講生に人気のあるトピックや講座をご紹介しております。

Udemyのホームページ」より引用

さらに、企業向けの「Udemy for Business」は、

  • TOYOTA
  • Yahoo! JAPAN
  • 三井不動産
  • KDDI

など、日本の大企業も研修に採用してる。

ソウ

「ベネッセ」がパートナーであることや、大企業が研修に採用してる点を見ると、Udemyは信頼できるプラットフォームだと言えるね

Udemyでオススメの講座

そんなUdemyでオススメなのが、「Excel VBA[第1弾](超入門)エクセルが自動で仕事する!マクロの魔法 文系・非IT職もできるプログラミング 」って講座。

この講座をオススメする理由は次のとおり。

この講座をオススメする理由
  1. アニメを随所に入れるなど、内容が分かりやすい
  2. 「Udemy for Business」の厳選コースに採用されてる
  3. 下手な参考書よりもお手軽な値段

ソウ

この講座について詳しく知りたい人は次の記事を参考にしてね

↓これは、この講座の一部だよ。

いずれにせよ、この講義は、

  • 分かりやすさ
  • コンテンツの信用性
  • 学習にかかる費用

などの面からオススメな学習法なので、VBAを学ぶ際は、ぜひ検討してほしい。

ソウ

30日の返金保証も付いてるので、安心して購入できるかと

その他:パソコンの基礎知識

パソコンのスキルとは少し毛色が違うけど、パソコンを扱う以上、「パソコンの基本的な知識」は覚えておきたい。

  • サーバー
  • POP3
  • ドメイン
  • プロトコル

こういうパソコン用語が苦手な人は多い。

ソウ

かく言う僕もその一人だったので、気持ちはよく分かる…

とは言っても、

  • IT技術はどんどん発展していく
  • 公務員の仕事はパソコンで行うのがメイン

こんな状態なので、ITへの抵抗感を消す意味でもパソコンの基礎知識は、一度しっかり勉強したいところ。

学習目標としては、

知らない単語に遭遇した際に、「ググるか」と負担感も無く考えられるレベルになること

こんなかんじかな。

あくまで公務員の仕事的にはサブな内容だし、苦手意識が強い人も多いので、負担感なく勉強する方法を解説するよ。

パソコンの基礎知識の学び方

具体的な勉強方法は、

パソコンの基礎知識の学び方
  1. 基本的なパソコン用語を理解する
  2. パソコンが動く仕組みをザックリ理解する

こんなかんじ!

まず、パソコン用語の学習について。

これは、「「分かりそう」で「分からない」でも「分かった」気になれるIT用語辞典」というサイトがオススメ!

このサイト、見てもらえば分かるんだけど、

控え目に言って、すっっっっっ…ごく分かりやすい!!!

百聞は一見に如かずなんて言うし、とりあえず騙されたと思って、覗いてみてほしい。

ソウ

マジのIT初心者でも分かる言葉で説明してくれてるよ

次に「基本情報技術者試験」について。

これはエンジニアなどの技術者が、パソコンやスマホなどの情報機器の基本知識を試すための試験だよ。

勉強する内容としては、

  • パソコンの仕組み
  • Webページが表示される仕組み
  • セキュリティについて

こんなかんじの内容になっていて、詳しいパソコン関係の知識が手に入る。

基本情報技術者試験の勉強でオススメしたいのが次の本!

この本は、マンガで構成されてるので、すごく読みやすい。

ソウ

マンガなので、通勤中も無理なく読めるよ

この一冊を読むだけで、パソコンがどんなふうに働いてるのか、ザックリ理解できる。

パソコンの知識を得ることが目的であれば、受験は不要なので、この1冊でサクッと概要を理解してしまおう。

ということで、

  1. 基本的なパソコン用語を理解する
  2. パソコンの仕組みを理解する

こんなステップを踏めば、1ヶ月もあれば、公務員に必要はパソコン知識は十分に習得できるはずだよ。

公務員にパソコンの資格(MOS)は必要か

資格(mos)の取得ってどうなんだろう…?

パソコンのスキルについてmosの受験を検討する人も多いかと思う。

一応解説すると、mosっていうのは「Microsoft Office Special」の略。

ソウ

要するに、ワードやエクセルに関する検定みたいなもの

これについて僕の結論は、

「受検してもいいけど、無理に受検する必要はない」

こんなかんじ!

理由としては単純に、「お金がかかるから!」

2020年現在、MOSを受験するには1万円ほどかかる。

ソウ

しかもワードやエクセルなど、一つのアプリで1万円

じゃあ、パソコンのスキルを学ぶ上で、mosは必要かと言えばそんなこともない。

僕自身、mosのために勉強した経験はないけど、実務ではエクセルやワードを十分に使いこなせてる。

「転職する際にmosを持ってたら少し有利になるかな」なんて考えるかもしれないけど、

「ピポットテーブルや、SUMIF関数を活用して…」

こんなふうに、しっかりと自分の知識をアピールすれば、面接官にエクセルのスキルは十分伝わるんじゃないかな。

なので、個人的には、公務員がスキルアップのためにmosを無理して受検する必要はないと思う。

とは言っても、

目標が可視化された方が勉強がはかどる
こんな人は受検してもいいと思うので、いずれにせよ、「個人差がある」ってかんじかな!

公務員が学ぶべきパソコンスキルと勉強方法を解説したよ!

「まとめ」と書かれた画像

今回は「公務員が学ぶべきパソコンスキルと勉強方法」を解説したよ。

冒頭でも話したとおり、公務員にとって、パソコンは切っても切り離せない関係にある。

だからこそ、パソコン関連の知識をしっかり身に着けることで、

  • 定時で帰れるようになる
  • 仕事の大事なポイントに注力できる

こんなふうになることができるので、しっかり学んでいこうね。

もし、何から勉強していいか分からないって人はとにかくショートカットキーを覚えるところから始めてみよう。

ソウ

1ヶ月もあれば成果で出て、仕事が少し楽しくなるはずだよ!

この記事が公務員として働くあなたにとって有益になれば幸いです。

それでは!